Yurt dışından gelen bir hasta bir tedavi için araştırma yaparken çoğu zaman tek bir kliniğe değil, aynı akşam birkaç kliniğe birden yazar. Kararını yalnız fiyata göre vermez; kimin hızlı, net ve güven veren bir şekilde döndüğüne bakar. Bu yüzden ilk dakikalar, reklama harcanan bütün paranın karşılığını alıp almayacağınızı belirler.
1. İlk yanıtın bir sahibi olsun
Mesai içinde gelen mesaja kimin, kaç dakika içinde döneceği yazılı olmalı. Mesai dışında ise ya nöbetçi bir koordinatör ya da kurallı bir otomatik yanıt devrede olmalı. Otomatik yanıt hastayı oyalamak için değil, bir sonraki adımı netleştirmek için vardır: "Fotoğrafınızı / röntgeninizi buraya yükleyebilirsiniz, sabah 10'da koordinatörünüz Elif sizi arayacak" gibi.
2. Nitelendirme sorularını standart yapın
Her koordinatör farklı sorular sorarsa hekim eksik bilgiyle karar vermek zorunda kalır, teklif gecikir. Tedavi, ülke, yaklaşık zaman, bütçe beklentisi ve tıbbi belge gibi temel bilgileri her talepte aynı sırayla toplayan kısa bir liste, teklif süresini kısaltır.
- Hangi tedaviyle ilgileniyor?
- Hangi ülkeden, hangi dilde iletişim istiyor?
- Ne zaman gelmeyi düşünüyor?
- Röntgen, fotoğraf veya rapor gönderebilir mi?
- Konaklama ve transfer desteği istiyor mu?
3. Fiyatı belgeden sonra verin
Röntgen veya fotoğraf gelmeden verilen fiyat çoğu zaman sonradan değişir ve güveni zedeler. "Size doğru bir plan çıkarabilmemiz için hekimimizin röntgeninizi görmesi gerekiyor; bugün içinde yazılı teklifinizi gönderiyoruz" demek, hem dürüst hem de hastayı süreçte tutan bir cevaptır.
4. Teklif sonrası takibi takvime bağlayın
Hastaların büyük kısmı teklifi aldıktan sonra hemen karar vermez. Kim, hangi gün, hangi kanaldan arayacak belli değilse hasta sessizce kaybolur. Teklif gönderildiği gün başlayan ve yaklaşık iki ay süren bir takip planı (ilk gün, birkaç gün sonra, bir hafta sonra, iki hafta sonra…) bu kaybı azaltır.
5. Ölçmediğiniz şeyi düzeltemezsiniz
İlk yanıt süresini, talepten teklife ve tekliften depozitoya geçiş oranını kanal ve koordinatör bazında görmek gerekir. Bu rakamlar bir kez görünür olduğunda hangi reklamın, hangi mesajın ve hangi koordinatörün iyi çalıştığı tartışma olmaktan çıkar.